BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar
Belakang
Pada instansi Pemerintah yang telah dibentuk dengan Surat Keputusan
akan memiliki tata laksana kegiatan yang mengelola kegiatan yang manyangkut
kegiatan administrasi menangani pencatatan agenda surat masuk dan surat keluar, mengarsipkan dokumen-dokumen penting,
mengetik (membuat tata naskah), dan melaksanakan kegiatan pengelolaan kepegawaian
seperti absensi kehadiran dan kenaikan pangkat, mengurus keuangan, mengurus perlengkapan
kantor, menggandakan, dan membuat laporan. Tata usaha biasanya menghimpun data setiap pegawai yang
ada di Instansi (kantor) tersebut.
Pada
suatu instansi pelaksanaan tata naskah sangat diperlukan dalam berjalannya sistem kerja. Menurut
Anonim (2012) surat merupakan
sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi
tertulis yang merupakan suatu informasi persuratan dari pihak instansi kepada pihak lain. Setiap pekerjaan dan kegiatan kantor, baik
pemerintah maupun swasta memerlukan penyimpanan, pencatatan serta pengolahan
surat, baik kedalam maupun keluar dengan sistem tertentu dan dapat
dipertanggung jawabkan.
Fungsi tata naskah mencakup 5 (lima)
hal antara lain :
1. Sarana
dan prsasrana informasi
2. Pelaksanaan Kegiatan tata naskah.
3. Pola pikir yang dilaksanan oleh pelaksana kegiatan
4. Memiliki agenda
surat (bukti
tertulis, alat pengingat, bukti historis) dalam kegiatan administrasi kantor.
5. Mempunyai pedoman Peraturan Pemerintah dan Landasan Surat Keputusan yang mendasar
pada Kegiatan Administrasi Kantor.
Surat secara umum
digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga
apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya yang dipergunakan. Surat dinas digunakan
untuk kepentingan kegiatan
administrasi kantor yang merupakan suatu pekerjaan formal seperti Instansi Dinas dan tugas administrasi kantor. Surat penting yaitu surat yang harus dilaksanakan dengan ketentuan yang
terbatas dalam pelaksanaannya dalam pengelolaan administrasi dalam
suatu instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen dan informasi tertulis sebagai bukti
surat tertulis, atau alat pengingat berkaitan fungsinya
dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja Undang-undang, peraturan dan Surat Keputusan yang telah ditetapkan yang merupakan pedoman atau ajuan untuk
melaksanakan kegiatan administrasi kantor.
1.2. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan yang dilakukan meliputi pengumpulan data tentang agendaris
dan kearsipan di UPTD Pengendalian Kebakaran Hutan dan Lahan Dinas Kehutanan Provinsi Sumatera Selatan.
1.3. Sasaran
Kegiatan
Adapun sasaran dalam kegiatan Kuliah Kerja Lapangan (KKL) ini yaitu untuk
membentuk atau menciptakan mahasiswa yang mengetahui bagaimana tata cara agendaris
dan kearsipan kantor yang dilaksanakan dalam suatu Dinas/Instansi perkantoran.
1.4.
Tujuan
Adapun Tujuan dari
Kuliah Kerja Lapangan ini yaitu :
1. Untuk mengetahui bagaimana Tata Naskah dalam kegiatan pelaksanaan Tata Usaha khusunya dalam kegiatan agendaris dan pengarsipan surat
masuk dan surat keluar yang dilaksanakan pada Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD) Pengendalian Kebakaran
Hutan dan Lahan Dinas Kehutanan Provinsi Sumatera Selatan.
2. Untuk mengetahui pelaksanaan kegiatan administrasi
dalam pelaksanaan tata naskah yang dilakukan pada Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD) Pengendalian
Kebakaran Hutan dan Lahan Provinsi Sumatera Selatan.
1.5. Manfaat
Melalui kegiatan Kuliah Kerja
Lapangan (KKL) ini diharapkan bisa
bermanfaat bagi mahasiswa maupun pihak lain atau instansi sehingga dapat
memberikan hasil kerja yang baik sehingga mampu mencipkankan hasil kerja yang
efektif dan efisien serta dapat memperluas wawasan dan ilmu pengetahuan
khususnya dalam kegiatan administrasi perkantoran.
BAB II
KEADAAN UMUM
2.1.
Struktur
Organisasi
Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD) Pengendalian Kebakaran
Hutan dan Lahan (PKHL) Dinas Kehutanan Provinsi Sumatera Selatan berdiri pada
tanggal 21 Juli 2008. Sesuai dengan Peraturan Gubernur Sumatera Selatan Nomor
23 Tahun 2008 tentang organisaasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Dinas
(UPTD) Pengendalian Kebakaran Hutan dan Lahan (PKHL) pada Dinas Kehutanan
Provinsi Sumatera Selatan.
Menimbang :
a. Bahwa berdasarkan pasal 79 ayat (2) Peraturan Daerah
Provinsi Sumatera Selatan Nomor 8 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja
Dinas Daerah Provinsi Sumatera Selatan, disebutkan bahwa pada Dinas Provinsi
dapat dibentuk Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD) sesuai dengan kemampuan
daerah yang pembentukannya diatur dengan Peraturan Gubernur.
b. Bahwa organisasi dan tata kerja Unit Pelaksana Teknis
Dinas (UPTD) Pengendalian Kebakaran Hutan dan Lahan pada Dinas Kehutanan
Provinsi Sumatera Selatan, perlu diatur dan ditetapkan dengan Peraturan
Gubernur Sumatera Selatan.
Mengingat :
1. Undang-Undang RI Nomor 25 Tahun 1959 tentang Pembentukan
Daerah Tingkat I Sumatera Selatan (Lembaran Negara RI Tahun 1959 Nomor 70,
Tambahan Lembaran Negara Nomor 1814).
2. Undang-Undang RI Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok
Kepegawaian (Lembaran Negara RI Tahun 1974 Nomor 55, Tambahan Lembaran Negara
Nomor 3041) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999
(Lembaran Negara RI Tahun 1999 Nomo 169, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3890).
3. Undang-Undang RI Nomor 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan
Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara RI Tahun 2004 Nomor 53, Tambahan
Lembaran Negara Nomor 4389).
4. Undang-Undang RI Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan
Daerah (Lembaran Negara RI Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Nomor
4437) sebagaimana telah diubah terakhir dengan Unndang-Undang Nomor 12 Tahun
2008 (Lembaran Negara RI Tahun 2008 Nomor 59, Tambahan Lembaran Negara Nomor
4844).
5. Undang-Undang RI Nomor 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan
Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah (Lembaran Negara RI
Tahun 2005 Nomor 126, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4438).
6. Peraturan Pemerintah RI Nomor 38 Tahun 2007 tentang
Pembagian Urusan Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota
(Lembaran Negara RI Tahun 2007 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4737).
7. Peraturan Pemerintah RI Nomor 41 Tahun 2007 tentang
Organisasi Perangkat Daerah (Lembaran Negara RI Tahun 2007 Nomor 89, Tambahan
Lembaran Negara Nomor 4741).
8. Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Selatan Nomor 8 Tahun
2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah Provinsi Sumatera Selatan
(Lembaran Daerah Tahun 2008 Nomor 2 Seri D).
Struktur organisasi adalah pengaturan berbagai elemen organisasi agar
berada pada tempat dan fungsinya masing-masing, sehingga efektif dan efisien
untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi. Menurut Robbins (1990:5) Struktur
organisasi adalah bagaimana tugas-tugas dialokasikan, siapa melapor dan kepada
siapa, serta mekanisme-mekanisme koordinasi formal dan pola-pola interaksi yang
menyertainya.
Suatu organisasi pada setiap instansi harus memiliki struktur organisasi
sebagai pedoman untuk melaksanakan
kegiatan di dalam organisasi. Selain itu struktur organisasi sebagai
kerangka keseluruhan yang dapat menghubungkan fungsi organisasi dalam hubungan
antara pegawai dalam melaksanakan tugasnya. Agar dapat bekerja dengan baik maka
diperlukan pembagian tugas antara anggota dengan anggota yang lain supaya
mengetahui posisi meraka dalam organisasi. Di dalam suatu organisasi biasanya
terdapat dua orang atau lebih untuk mencapai suatu tujuan, struktur organisasi
di buat berdasarkan peraturan pemerintah yang berlaku.
Adapun Struktur Organisasi pada Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD)
Pengendalian Kebakaran Hutan dan Lahan (PKHL) Dinas Kehutanan Provinsi Sumatera
Selatan sesuai dengan Peraturan Gubernur Sumatera Selatan Nomor 23 Tahun 2008
tanggal 21 Juli 2008 adalah :
Gambar 1
Struktur Organisasi
|
Kepala UPTD
Pengendalian Kebakaran Hutan
Dan Lahan
AHMAD TAUFIK, SH. MM
NIP. 196508101986031000
|
|
Subbagian Tata Usaha
PANCA SUORO, S.Sos
NIP. 196210301986031009
|
|
Seksi
Pengembangan Kelembagaan
SALMAN, SH
NIP. 195806031986031003
|
|
Seksi
Teknis Pengendalian
Kebakaran
HASANUDDIN, S.Hut. MM
196804121005031000
|
|
Kelompok Jabatan
Fungsional
|
Sumber : Surat Keputusan Gubernur Sumatera Selatan Nomor
23 Tahun 2008.
2.3. Tugas dan Fungsi Pegawai
Uraian Tugas dan Fungsi Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD) Pengendalian
Kebakaran Hutan dan Lahan Dinas Kehutanan Provinsi Sumatera Selatan ditetapkan
dalam Peraturan Gubernur Sumatera Selatan Nomor 01 Tahun 2009 tanggal 6 Januari
2009.
Adapun uraian tersebut yaitu :
1.
Kepala Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD)
Kepala Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD) mempunyai tugas membina,
mengkoordinasi, memberikan pelayanan dalam pengembangan kelembagaan dan operasi
pengendalian kebakaran hutan dan lahan.
Fungsi Kepala Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD) yaitu :
a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan pengendalian
kebakaran hutan dan lahan,
b. Penyiapan bahan pengkoordinasian pelaksanaan kebijakan
teknis pengendalian kebakaran hutan dan lahan,
c. Penyiapan gugus tugas deteksi dini dalam rangka
pengendalian kebakaran hutan dan lahan,
d. Penyiapan gugus tugas operasi teknis pengendalian
kebakaran hutan dan lahan,
e. Pengembangan kelembagaan partisipatif para pihak teknis pengendalian kebakaran
hutan dan lahan,
f. Pelaksanaan pembinaan dan bimbingan teknis pengendalian
kebakaran hutan dan lahan,
g. Pelaksanaan pelayanan dan pemberian informasi
pengendalian kebakaran hutan dan lahan kepada masyarakat,
h. Penyusunan rencana kerja operasional kepada UPTD,
i. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai
dengan tugas dan fungsinya.
2.
Sub Bagian Tata Usaha
Sub bagian Tata Usaha mempunyai tugas melaksanakan
administrasi umum, pengelolaan urusan keuangan, kepegawaian, pengelolaan urusan
keuangan, kepegawaian, perlengkapan, dan perbekalan serta urusan lain yang
tidak termasuk dalam tugas seksi.
Fungsi Subbagian Tata Usaha yaitu :
a. Penyelenggaraan kegiatan administrasi umum,
b. Penyiapan dan penyusunan rencana anggaran,
c. Penyelenggaraan pengelolaan dan bimbingan administrasi
kepegawaian, keuangan dan peralatan/perlengkapan di lingkungan UPTD,
d. Penyiapan rencana peraturan/keputusan yang berhubungan
dengan bidang tugas UPTD,
e. Pemberian saran/pertimbangan yang ada hubungannya dengan
masalah hukum yang timbul akibat pelaksanaan tugas UPTD,
f. Pengumpulan dan pengolahan bahan/laporan di bidang
administrasi serta mengajukan pemecahan dan pertimbangannya kepada Kepala UPTD
untuk dijadikan bahan pertimbangan lebih lanjut,
g. Pelaksanaan terciptanya tertib administrasi, tertib
organisasi dan tertib kerja bagi seluruh satuan organisasi di lingkungan UPTD,
h. Penyelenggaraan kegiatan rumah tangga UPTD,
i. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai
dengan tugas dan fungsinya.
3.
Seksi Teknis Pengendalian Kebakaran
Seksi Teknis Pengendalian Kebakaran melaksanakan tugas menyiapkan bahan
dalam identifikasi rawan kebakaran, sistem informasi kebakaran, peralatan dan
bantuan tenaga dalam rangka pengendalian kebakaran hutan dan lahan.
Fungsi
Seksi Teknis Pengendalian Kebakaran yaitu :
a. Pelaksanaan identifikasi tingkat kerawan kebakaran hutan
dan lahan,
b. Penyiapan bahan sistem informasi kebakaran hutan dan
mendistribusikan ke instansi terkait,
c. Penyiapan penyusunan rencana teknis operasi pencegahan
dan mengendalikan kebakaran hutan dan lahan,
d. Penyiapan pemberian bimbingan teknis pencegahan dan
mengendalikan kebakaran hutan dan lahan di Kabuapten/Kota,
e. Penyiapan peralatan pengendalian kebakaran hutan dan
lahan,
f. Penyiapan pemberian bantuan tenaga dan peralatan dalam
rangka pemadaman kebakaran hutan dan lahan yang dilaksanakan Kebupaten/Kota,
g. Pelaksanaan identifikasi areal bekas kebakaran dan
kalifikasi penyebab kebakaran hutan dan lahan,
h. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai
dengan tugas dan fungsinya.
4.
Seksi Pengembangan Kelembagaan
Seksi Pengembangan Kelembagaan mempunyai tugas menyusun bahan materi,
lokakarya, sosialisasi, publikasi, kampanye, pelatihan, kelembagaan rapat
koordinasi, monitoring dan evaluasi pengendalian kebakaran hutan dan lahan.
Fungsi Seksi Pengembangan Kelembagaan yaitu :
a. Pelaksanaan penyusunan bahan materi pelatihan teknis
pencegahan kebakaran hutan dan lahan,
b. Penyiapan penyelenggaraan lokakarya dan pelatihan
pengandalian kebakaran hutan dan lahan,
c. Penyiapan pelaksanaan sosialisasi, publikasi, kampanye
pengendalian kebakaran hutan dan lahan,
d. Pengembangan kelembagaan regu masyarakat desa terlatih
dan masyarakat peduli api,
e. Penyiapan pengembangan kerja sama antar lembaga dalam
pengendalian kebakaran hutan dan lahan,
f. Penyiapan bahan materi rapat koordinasi pengendalian kebakaran
hutan dan lahan,
g. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai
dengan tugas dan fungsinya.
5.
Tugas Staf UPTD PKHL
Fungsi dan tugas staf UPTD Pengendalian Kebakaran Hutan dan Lahan yaitu :
1. Agendaris surat-surat,
2. Pengadministrasi umum,
3. Penyelenggara pengelolaan dan bimbingan administrasi
kepegawaian, keuangan dan perlengkapan di UPTD,
4. Penginventarisasi barang infentaris kantor,
5. Pengumpulan dan pengelolaan data laporan keuangan dan
data anggaran,
6. Caraka,
7. Operator komputer,
8. Pelaksana identifikasi tingkat kebakaran dan sistem
informasi kebakaran dan mendistribusikan,
9. Penyusunan rencana teknis pencegahan dan pengendalian
kebakaran hutan dan lahan,
10. Penyiapan bimbingan teknis dan penyiapan peralatan
pengendalian kebakaran hutan dan lahan,
11. Pelaksanaan identifikasi areal bekas kebakaran dan
klasifikasi penyebab kebakaran hutan dan lahan,
12. Penyusunan bahan materi pelatihan teknis kebakaran hutan,
13. Penyiapan pelaksanaan lokakarya, sosialisasi, dan
pengembangan regu masyarakat desa terlatih,
14. Menyiapkan pengembangan kerja sama antar lembaga dan
bahan materi rapat koordinasi pengendalian kebakaran hutan dan lahan,
15. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan laporan kegiatan
pencegahan dan pengendalian kebakaran hutan.
2.3. Keadaan Lingkungan Fisik dan Sosial
UPTD Pengendalian Kebakaran Hutan dan Lahan Provinsi Sumatera Selatan
merupakan instansi Pemerintah yang terdiri atas beberapa ruangan yaitu :
1. Ruangan Kepala UPTD PKHL
2. Ruangan Kepala Sub Bagian Tata Usaha
3. Ruangan Kepala Seksi
4. Ruangan Kerja Staf
5. Ruangan Komputer
6. Ruangan Gudang Peralatan Kebakaran
7. Ruangan Arsip
8. Mushola
Keadaan lingkungan fisik dan sosial sangat berpengaruh dalam pelaksanaan
dalam lingkup kerjanya. Sehingga tercipta suasana yang sangat kental dengan
persaudaraan atau kekeluargaan yang sangat dinamis, selain itu tali silaturahmi
yang diterapkan. Para staf, karyawan yang bekerja dengan baik dalam bidang
mereka masing-masing pada pelaksanaan atau menjalankan tugas serta kerja sama
menghadapi kesulitan atau permasalahan dalam bekerja.
Mereka selalu memberikan penjelasan pada mahasiswa/i Kuliah Kerja Lapangan
(KKL) yang memerlukan bantuan dan saling membantu memberikan berbagi
pengetahuan tentang administrasi perkantoran Dinas Kehutanan UPTD Pengendalian
Kebakaran Hutan dan Lahan.
BAB III
MASALAH DAN ALTERNATIF PEMECAHAN
3.1.
Metode Pemecahan Masalah
Metode yang dipergunakan dalam pemecahan masalah ini adalah metode
deskriptif kualitatif dengan satuan yang dapat dikelola, dipisahkan, untuk
mencari dan menemukan pola, apa yang penting dan apa yang dapat dipelajari
dalam pelaksanaan Kuliah Kerja Lapangan, serta dapat menentukan data atau
memutusakan apa yang dapat diceritakan/ disampaikan kepada orang lain, dalam menganalisa
data secara kualitatif, serta mengumpulkan,
mengelompokkan, dokumen-dokumen yang ada di ruangan perpustaaan UPTD
Pengendalian Kebakaran Hutan dan Lahan Dinas Kehutanan Provinsi Sumatera
Selatan.
Untuk memecahkan
masalah dalam pelaksanaan Kuliah Kerja Lapangan (KKL), penulis menggunakan tiga
metode, yaitu:
1. Observasi
Dalam
metode ini mahasiswa mengumpulkan data yang efektif untuk mempelajari suatu
sistem pengamatan langsung yang dilakukan oleh para pembuat keputusan dengan
lingkungan fisik dan pengamatan langsung pada kegiatan yang sedang berjalan.
2. Wawancara
Dalam metode ini mahasiswa mengumpulkan data dengan cara dialog
atau bertatap muka langsung dan mengadakan tanya jawab kepada kepala instansi
UPTD Pengendalian Kebakaran Hutan dan Lahan Dinas Kehutanan Provinsi Sumatera
Selatan.
3. Dokumentasi
Dalam metode ini mahasiswa terlibat secara langsung
mengenai hal-hal atau variable yang berupa catatan, transkip, buku dan peralatan
yang dijumpai diinstansi.
3.2.
Jadwal
Pelaksanaan
Jadwal pelaksanaan yang dibutuhkan dalam pelaksanaan kegiatan Kuliah Kerja
Lapangan yaitu dimulai pada hari Senin tanggal 4 Februari 2013 sampai dengan
tanggal 11 Maret 2013.
Adapun jadwal kegiatan adalah sebagai berikut :
a. Minggu pertama (Observasi)
Meliputi,
observasi dan pembagian tugas apa yang akan dilaksanakan oleh UPTD Pengendalian
Kebakaran Hutan dan Lahan Dinas Kehutanan Provinsi Sumatera Selatan dan kegiatan
yang berkaitan dengan instansi yang khusunya masalah kebakaran hutan dan lahan
yang berada di Propinsi Sumatera Selatan.
b. Minggu kedua dan minggu ketiga (Tahap pelaksanaan)
Melakukan
evaluasi kegiatan yang telah dilaksankan oleh UPTD Pengendalian Kebakaran Hutan
Dinas Kehutanan Provinsi Sumatera Selatan selama mengikuti Kuliah Kerja
Lapangan.
c. Minggu keempat (Pelaksanaan)
Mengumpulkan data-data yang
didapat di UPTD Pengendalian Kebakaran Hutan dan Lahan Dinas Kehutanan Provinsi
sumatera Selatan untuk pembuatan laporan Kuliah Kerja Lapangan.
d. Minggu
kelima
Melakukan
evaluasi administrasi akhir dan membuat laporan rekapitulasi kegiatan secara
keseluruhan dalam pelaksanaan Kuliah Kerja Lapangan.
BAB IV
PELAKSANAAN DAN HASIL KEGIATAN
4.1. Tahap
Pelaksanaan Kegiatan
Tahap pelaksanaan kegiatan Kuliah Kerja Lapangan (KKL) ini dilaksanakan 5 (lima)
minggu, tanggal 4 Februari sampai 11 Maret 2013 pada Unit Pelaksana Teknis
Dinas (UPTD) Pengendalian Kebakaran Hutan dan Lahan (PKHL) Provinsi Sumatera
Selatan yaitu sebagai berikut :
|
Hari / tanggal
|
Kegiatan yang dilakukan
|
|
Senin, 4 Februari 2013
|
Laporan pelaksanaan KKL dan pengarahan dari Mentor
|
|
Selasa, 5 Februari
2013
|
Pembagian tugas dari
mentor
|
|
Rabu, 6 Februari 2013
|
Pelaksanaan kegiatan
KKL
|
|
Kamis, 7 Februari 2013
|
Pelaksanaan Kegiatan KKL
|
|
Jum’at, 8 Februari
2013
|
Pelaksanaan Kegiatan KKL
|
|
Senin, 11 Februari
2013
|
Pelaksanaan kegiatan
KKL
|
|
Selasa, 12 Februari
2013
|
Pelaksanaan Kegiatan KKL
|
|
Rabu, 13 februari 2013
|
Pelaksanaan kegiatan
KKL
|
|
Kamis, 14 februari
2013
|
Pelaksanaan Kegiatan KKL
|
|
Jum’at, 15 februari
2013
|
Pelaksanaan Kegiatan KKL
|
|
Senin, 18 Februari
2013
|
Pelaksanaan kegiatan
KKL
|
|
Selasa, 19 Februari
2013
|
Pelaksanaan Kegiatan KKL
|
|
Rabu, 20 Februari 2013
|
Pelaksanaan Kegiatan KKL
|
|
Kamis, 21 Februari
2013
|
Pelaksanaan kegiatan
KKL
|
|
Jum’at, 22 Februari
2013
|
Pelaksanaan Kegiatan KKL
|
|
Senin, 25 Februari
2013
|
Pelaksanaan Kegiatan KKL
|
|
Selasa, 26 Februari
2013
|
Pelaksanaan kegiatan
KKL
|
|
Rabu, 27 Februari 2013
|
Pelaksanaan Kegiatan KKL
|
|
Kamis, 28 Februari
2013
|
Pelaksanaan Kegiatan KKL
|
|
Jumat, 1 Februari 2013
|
Pelaksanaan Kegiatan KKL
|
|
Senin, 4 Maret 2013
|
Pengupulan Data-data kegiatan di UPTD
PKHL
|
|
Selasa, 5 Maret 2013
|
Pengupulan Data-data kegiatan di UPTD
PKHL
|
|
Rabu, 6 Maret 2013
|
Penyusunan dan pembuatan laporan KKL
|
|
Kamis, 7 Maret 2013
|
Penyusunan dan pembuatan laporan KKL
|
|
Jum’at, 8 Maret 2013
|
Penyelesaian Kegiatan Administrasi KKL
|
|
Senin, 11 Maret
2013
|
Pelepasan pelaksana
KKL dari UPTD PKHL
|
4.2. Hasil Kerja Lapangan
Hasil pelaksanaan Kuliah Kerja Lapangan (KKL) pada Unit Pelaksana teknis
Dinas (UPTD) Pengendalian Kebakaran Hutan dan Lahan (PKHL) Dinas Kehutanan
Provinsi Sumatera Selatan yang dapat kami kemukakan, dengan cara teknik
pengumpulan data dengan cara Wawancara, Observasi, Dokumentasi, dan
Perpustakaan yang ada di UPTD Pengendalaian Kebakaran Hutan dan Lahan Dinas
Kehutanan Provinsi Sumatera Selatan. Pelaksanaan yang dilakukan berhubungan
dengan kegiatan yang mendukung pelaksanaan di kegiatan administrasi yang disesuaikan dengan ketentuan
yang ada pada instansi tersebut. Adapun
hasil yang didapat dalam pelaksanaan Kuliah Kerja Lapangan bagaimana dan tata
cara pembuatan dan penulisan data ke dalam buku agendaris dan tata cara
pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada UPTD Pengendalian Kebakaran Hutan
dan Lahan Dinas Kehutanan Provinsi Sumatera Selatan.
4.3. Pembahasan
Dari hasil yang telah dilakukan, suatu instansi perkantoran yang memiliki
data dan informasi yang biasanya agendaris diarsipkan atau disimpan. Data dan
informasi tersebut harus disimpan karena dapat dibutuhkan pada masa yang akan
datang. Untuk kelancaran administrasi kantor diperlukan adanya administrasi
kearsipan yang baik, rapi, teratur dan menyeluruh. Bentuk arsip beragam
sebagian besar berupa surat seperti surat masuk, surat keluar, surat keputusan,
agenda nota dinas atau dokumen berbentuk lembaran kertas.
Pengurusan surat menyurat
dalam suatu kantor adalah hal terpenting karena tanpa surat kegiatan organisasi
tidak dapat berjalan atau terhenti aktivitasnya. Pengurusan surat menyurat
berbeda dari satu instansi ke instansi yang lain. Surat masuk adalah surat yang diterima dari berbagai
instansi, baik pemerintah, swasta dan perorangan. Menurut Muamar (2012: 41)
surat adalah salah satu sarana komunikasi secara tertulis untuk menyampaikan
informasi dari satu pihak (orang, instansi, atau organisasi) kepada pihak lain.
Informasi dalam surat berupa pemberitahuan, permintaan, laporan, pemikiran,
sanggahan dan sebagainya.
Setiap surat yang masuk pada suatu instansi tentu sangat berharga karena
dapat menjadi bahan otentik dan landasan bagi suatu instansi dalam melakukan
kegiatannya. Pentingnya surat masuk, harus ada pengurus yang tepat agar surat
masuk tersebut diperlakukan sebagaimana mestinya, karena dapat berpengaruh
penting terhadap pekerjaan kantor.
Surat keluar adalah surat yang dibuat oleh instansi untuk diberikan kepada
lembaga pemerintah, swasta, dan perorangan. Surat keluar berfungsi untuk
membalas surat balasan yang diberikan kepada instansi. Surat yang langsung
disampaikan oleh pimpinan adalah surat yang berisi masalah-masalah yang
berkenaan dengan kebijakan dan hal lain yang dikemukakan oleh pimpinan. Surat
keluar dilakukan oleh pengelola yang bersifat rutin. Intruksi diberikan
terutama kepada bawahan atau staf pimpinan, sedangkan informasi diberikan
kepada para pimpinan yang sederajat.
Surat keputusan adalah tulisan dinas yang mengatur kebijaksanaan
pelaksanaan dari kebijaksanaan pokok, digunakan untuk menetapkan atau mengubah
status personil/materil, mengesahkan petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis,
membentuk, mengubah dan membubarkan suatu panitia dalam lingkungan instansi dan
menyerahkan wewenang tertentu. Selain
itu nota dinas yang diistilah dengan nota
berasal dari kata note (inggris) yang
bersifat catatan.
Menurut Dian (2010) Prosedur
pengurusan surat masuk yaitu surat masuk yang telah diterima oleh petugas/agendaris
kemudian disortir, dibuka, dan diteliti kebenarannya dari asal surat dan
tujuannya, lalu diagendakan kedalam buku agenda. Setelah diagendakan, surat
segera disampaikan kepada pimpinan/ Kepala Subbagian disertai baju surat/lembar
disposisi. Setelah surat didisposisi, surat dikembalikan kepada agendaris untuk
ditindaklanjuti.
Prosedur pengurusan surat keluar yaitu surat
keluar harus dibuat dahulu konsep suratnya oleh masing-masing bagian, kemudian
konsep surat tersebut diberi paraf oleh kepala bagian untuk mendapatkan
persetujuan. Setelah itu, konsep surat diajukan kepada pimpinan untuk
ditandatangani sebagai penanggung jawab atas surat tersebut. Setelah surat
ditandatangani maka surat diberikan ke agendaris untuk dicatat pada buku agenda
surat keluar untuk diberi nomor sesuai urutan keluarnya surat, distempel, lalu
dimasukan ke amplop. Pada amplop dibubuhi alamat tujuan surat kemudian
didistribusikan oleh caraka dengan mencatat pada buku ekspedisi. Tidak lupa
agendaris juga menyimpan surat keluar sebagai dokumen pada UPTD
Pengendalian Kebakaran Hutan dan Lahan Dinas Kehutanan Provinsi Sumatera Selatan.
BAB V
KESIMPULAN
DAN SARAN
5.1. Kesimpulan
Adapun kesimpulan dalam pelaksanaan KKL di UPTD Pengendalian Kebakaran Hutan dan Lahan Dinas Kehutanan
Provinsi Sumatera Selatan diantaranya yaitu:
1. Agendaris dan tata
cara pengarsipan sudah cukup baik dan teratur sesuai dengan ketentuan yang berlaku terutama di dalam pelaksanaan tata cara penggunaan peralatan sarana dan prasarannya
dalam pelaksanaan kearsipannya.
2. Pelaksanaan agendaris dan kearsipan sudah sesuai dengan
prosedur dan ketentuan
pelaksanaan yang ada, dimana
pelaksanaan kearsipan terdiri dari empat surat yaitu surat masuk, surat keluar,
surat nota dinas dan surat keputusan.
5.2. Saran
Diharapkan untuk tahun kedepan dapat dikerjakan dengan teratur dalam pengagendaan dan
tata cara pengarsipan, agar adanya
peningkatan baik kualitas maupun
kwantitas pelaksana sebagai tenaga
pengelola dalam menangani masalah agendaris, dapat dimengerti oleh orang lain dan merupakan suatu
tanda untuk ajuan kedepan.
DAFTAR
PUSTAKA
Anonim. 2012. Pengertian Surat
Secara Umum.
http://id.wikipedia.org/wiki/Surat#cite_note-23.
Online. Diakses 28 Februari 2013.
Dian.
2010. Administrasi Persuratan dan
Kearsipan. http://dian4nggraeni.wordpress.com/2010/08/05/administrasi-tata-persuratan-dan-kearsipan.
Diakses 5 Maret 2013.
Muamar, M. 2012. ”Peranan
Kearsipan Dalam Menunjang Kegiatan Administrasi Pada Unit Pelaksana Teknis
Dinas Pengendalian Kebakarab Hutan dan Lahan”. Skripsi S 1 (belum diterbitkan).
Palembang: Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Satya Negara Palembang.
(skripsi yang belum diterbitkan).
UPTD DALKARHUTLAH. Surat
Keputusan Gubernur Sumatera Selatan Nomor 23 Tahun 2008.
UPT LPPM
UNIVERSITAS PGRI PALEMBANG. 2013. Pedoman Kuliah Kerja Lapangan (KKL). Palembang.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar